Crear y Configurar permisos de usuario.
A continuación, te mostraremos los pasos para crear usuarios
y otorgando o denengando derechos en la cuenta de facturación.
Es importante contemplar que el o los usuarios que estas por
crear no podrán ser eliminados debido a que generarán un historial en la cuenta
de facturación.
1 CREAR USUARIO.
- En la página de Inicio da clic en la opción “Administración de Usuarios” la cual se ubica en la sección "Usuarios".
- Una vez dentro de “Administración de Usuarios” da clic en el botón "Crear nuevo Usuario".
- MYSuite te mostrará la ventana "Crear nuevo Usuario" en donde podrás capturará los datos generales del nuevo usuario.
¡Importante!
En el campo "Nombre de Usuario (login)" no se permite capturar un nombre con espacios en blanco, si desea separar dos nombres puedes hacerlo con un guion bajo "_", por ejemplo: USER_1
Los campos que cuentan con un asterisco (*), son obligatorios.
- La caja de selección llamada "Facturación" y "Nomina" te permitirán activar el módulo de “Facturación” o “Nómina” (o ambas) si lo consideras necesario para el acceso del usuario que estas creando.
Una vez capturados los datos generales da clic en el botón "Aceptar".
A continuación, se enviará un correo electrónico a la cuenta que colocaste en el campo "Email", este contiene los datos de acceso (“Usuario” y “Contraseña”) para que puedas entrar a la cuenta con el nuevo usuario.
2 CONFIGURAR PERMISOS DE USUARIO.
Dentro de la sección “Administración de Usuarios” te aparecerá la tabla de “Derechos” en está podrás modificar los permisos del usuario, solo tienes que activar o desactiva con un clic el checkbox de cada derecho.
Ya que
hayas seleccionado los derechos que tendrá el nuevo usuario da clic en el botón
"Guardar Configuración del Usuario" para guardar los cambios
realizados y en el siguiente inicio de sesión el usuario que acabas de
modificar estará sujeto a la nueva configuración.
3 MODIFICAR DERECHOS A UN USUARIO.
Podrás cambiar los derechos (permisos) a un usuario ya existente si así lo deseas, por ejemplo, quitar u otorgar acceso a los módulos para la emisión de Facturación o Nómina para cada usuario que se encuentre registrado en la cuenta.
También tienes la opción de inhabilitar algún usuario que ya no desees que utilice tu cuenta y recuerda que solo el perfil administrador de la cuenta puede realizar cambios en los permisos de los usuarios restantes o de sí mismo, por lo que deberás tener mucho cuidado al realizar algún cambio al realizar los siguentes pasos.
- Selecciona el “Usuario” al cual deseas modificar los permisos.
- En la tabla de “Derechos” activar o desactiva con un clic el checkbox de cada derecho.
- En sección de "Datos Generales" podrás modificar el “Correo Electrónico”, solo basta con borrar la cuanta existente y escribir la nueva que requieres.
- Para asignar una “Sucursales” ubica la sección “Asignación de negocio” y despliega la lista del campo sucursal para que puedas seleccionar la que requieres para este usuario.
- Al especificar una sucursal el usuario solo tendrá visibilidad de los CFDI´s que hayas emitido con dicha sucursal y si seleccionas la opción “Todas”, entonces el usuario podrá ver las facturas emitidas por todas las sucursales.
¿Cómo afecta este cambio en cuando a la generación de CFDI's?
Cuando a un usuario se le ha asociado una sucursal, todas las facturas que este emita desde la página de MYSuite, se tomarán como generadas desde la sucursal asignada, de esta forma se garantiza que todas las facturas generadas por dicho usuario puedan ser visualizadas por él mismo.
Cuando un usuario tiene asociadas todas las sucursales (opción “Todas”) el comprobante será emitido desde el domicilio fiscal (FISCALDOM), te recomendamos evaluar las ventajas y desventajas de estas asignaciones.
En resumen, si un usuario tiene asignada una sola sucursal nunca habrá errores a la hora de emitir un CDFI pues esté estará asociado a la sucursal que le asignaste y esto lo limita a emitir y ver solo los CFDI´s generados por su sucursal asignada. Por el contrario, si un usuario tiene todas las sucursales asignadas puede cometer el error de no señalar correctamente la sucursal que necesita (Cuando existen varias sucursales) y emitir dicho comprobante desde una sucursal que no le corresponde al igual que tiene la capacidad ver y buscar los comprobantes emitidos de cualquier sucursal existente en la cuenta. Es por ello que te recomendamos tomar en cuenta estas recomendaciones.
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