Servicio XData

Servicio XData

¿Qué es XDATA?

Es un servicio que procesa y analiza de manera automática la información de los CFDIs de tu empresa como lo hace el SAT.

Este servicio encuentra las diferencias que puedes tener con el SAT y permite anticiparte a cualquier requerimiento o auditoría de la autoridad fiscal.


Reportes de cambios

Este apartado contiene la opción Cambios, que nos muestra un reporte con los cambios ocurridos en la información de la empresa cliente desde la visita anterior del usuario a XDATA hasta el momento actual.

Los cambios en la información se pueden originar por: importación de nuevos documentos o por cancelación de algún documento existente.

Cualquier cambio en la información puede impactar en uno o varios documentos, por ejemplo, un nuevo comprobante de pago se va a insertar en el mes actual, y por tanto modifica los resultados del mes actual. Pero ese comprobante de pago puede estar pagando facturas de otros meses, por tanto, se afectarán también los resultados de esos meses.

Lo mismo puede suceder con cancelaciones, ya que además una sola cancelación puede anular una relación entre varios comprobantes.

Todos esos cambios son informados en el reporte de cambios.


Detalles del reporte.

Se muestra Intervalo de Fechas: Fecha Inicial y Fecha Final que incluye el reporte. Estas fechas se toman automáticamente por los momentos en que se conectó el usuario a XDATA

Año, Mes, Contexto (estos tres datos corresponden al CFDI que se reporta en el cambio, el contexto se refiere a si es recibido o emitido), luego se describe el cambio. En cada línea del reporte, hay un enlace que muestra los documentos relacionados con el cambio.

Por ejemplo: “Se canceló al menos un documento de ingreso o egreso del mes señalado en esta línea.” y al seleccionar el enlace, muestra todos los documentos cancelados en el mes que indica la línea y cuya actualización en XDATA ocurrió en el período de tiempo señalado por el Intervalo de Fechas.



El Intervalo de Fechas se registra por cada usuario de la cuenta de manera Independiente, o sea, para cada usuario XDATA mantiene un registro individual cada vez que se firma en el sistema.

Reportes de conceptos

Este apartado contiene dos opciones: Reporte General de Conceptos y Reporte de Precios de Productos y Servicios

Reporte General de Conceptos: este reporte se realiza para un intervalo de fechas dado. Puede filtrarse por RFC Receptor, tipo de comprobante (ingreso, egreso o traslado), Origen (emitidos o recibidos), estado de cancelación, Clave Producto/Servicio y Clave Unidad.

Muestra todos los conceptos de los CFDI de ingreso, egreso o traslado, es decir, no se incluyen los comprobantes de nómina ni los comprobantes de pago, debido a que en estos sus conceptos no corresponden a productos o servicios.





El reporte está ordenado por defecto por el Folio Fiscal, de esta forma todos los conceptos de una misma factura se muestran agrupados.

 Reporte de Precios de Productos y Servicios: este reporte se genera por meses completos. Agrupa cada clave de producto o servicio que aparece en el período solicitado y por cada código informa el valor máximo y el valor mínimo en que se comercializó (expresado en moneda nacional).


 


Miscelánea

En este apartado hay tres reportes, Reporte de Clientes, Reporte de Proveedores, Conciliación de Cancelados.

Reporte de Clientes: este reporte se genera por mes y lista RFC y Razón Social de los clientes que aparecen en los CFDI emitidos de ese mes. También se indica el número de CFDI no cancelados en los que aparece   cada RFC.




Reporte de Proveedores: este reporte se genera por mes y lista RFC y Razón Social de los proveedores que aparecen en los CFDI recibidos de ese mes. También se indica el número de CFDI no cancelados en los que aparece cada RFC.

Conciliación de Cancelados: mediante esta opción se solicita que XDATA actualice la información de cancelaciones con el SAT. Las solicitudes pueden realizarse por un año completo o por meses.

Una vez que se solicita la actualización de cancelaciones de un período, XDATA solicita al SAT los metadatos del período, su respuesta puede tardar entre 15 minutos hasta un par de horas.

Una vez recibidos los metadatos, XDATA buscará todos los CFDI que indique que están cancelados y actualizará su base de datos.


 

 

Reportes conciliatorios CFDI

En este apartado hay cinco reportes: Documentos emitidos, Documentos emitidos cancelados, Documentos recibidos, Documentos recibidos cancelados y Documentos por fecha de cancelación.

Documento emitidos: para el rango de fechas solicitado (siempre deben corresponder a un mismo año), muestra los documentos no cancelados. Puede filtrarse por RFC y por tipo de documento: ingreso, egreso, traslado y pago.

El objetivo de este reporte es poder conciliar con otra fuente de información.

El reporte indica cuántos documentos hay de ingreso, de egreso, traslado y pago.


 

 

Documentos emitidos cancelados: igual que el reporte de Documentos emitidos, pero en este caso muestra los que están cancelados.

Documentos recibidos: igual que Documentos emitidos, pero para los recibidos.

Documentos recibidos cancelados: igual que el reporte de Documentos emitidos cancelados, pero para recibidos.

Documentos por fecha de cancelación: mediante este reporte se solicitan los documentos emitidos (de cualquier fecha de emisión) que hayan sido cancelados en determinado período. Puede solicitarse para documentos emitidos o recibidos, filtrar por RFC emisor o receptor, según sea el caso y seleccionar documentos de ingreso, egreso, traslado o pago, o todos los anteriores.


 

 

Reportes conciliatorios Retenciones

En este apartado hay cinco reportes: Retenciones emitidas, Retenciones emitidas canceladas, Retenciones recibidas, Retenciones recibidas canceladas y Retenciones por fecha de cancelación.

Retenciones emitidas: para el rango de fechas solicitado (siempre deben corresponder a un mismo año), muestra las retenciones no cancelados.

El objetivo de este reporte es poder conciliar con otra fuente de información.

 Retenciones emitidas canceladas: igual que el reporte de Retenciones emitidas, pero en este caso muestra los que están cancelados.

 Retenciones recibidas: igual que Retenciones emitidas, pero para las recibidas.

 Retenciones recibidas canceladas: igual que el reporte de Retenciones emitidas canceladas, pero para recibidas.

 Retenciones por fecha de cancelación: mediante este reporte se solicitan las retenciones emitidas (de cualquier fecha de emisión) que hayan sido canceladas en determinado período. Puede solicitarse para retenciones emitidas o recibidas, filtrar por RFC emisor o receptor, según sea el caso.


Nómina

En el apartado de nómina hay cuatro opciones: Reporte CFDI, Reporte de complemento, Reporte de nómina con desglose y Reporte CFDI por fecha de cancelación.

Reporte CFDI: se solicita por rango de fechas, el rango debe pertenecer a un solo año. Puede filtrarse por RFC receptor.

El reporte muestra los metadatos que aparecen en el CFDI.



Reporte de complemento: se solicita por rango de fechas, el rango debe pertenecer a un solo año. Puede filtrarse por RFC receptor.  El reporte muestra algunos datos del complemento de nómina, estos son Fecha Pago, Total Sueldos, Total Gravado, Total Exento, Total Otras Deducciones y Total Impuestos Retenidos.

 


Reporte de nómina con desglose: se solicita por rango de fechas, el rango debe pertenecer a un solo año.

permite exportar a archivo CSV una gran cantidad de datos que aparecen en el comprobante de nómina, a nivel del CFDI y del complemento.  El archivo contiene 231 columnas de datos.

Reporte CFDI por fecha de cancelación: mediante este reporte se solicitan los CFDI de nómina emitidos (de cualquier fecha de emisión) que hayan sido canceladas en determinado período. Puede filtrarse por RFC receptor.

 

Análisis de impuestos

Este apartado consta de cuatro opciones:

Montos por Impuestos Facturados: este análisis se solicita por mes. Muestra la sumatoria de cada tipo de impuesto que aparezca en los CFDI del período solicitado en los CFDI de ingreso o egreso. El análisis se presenta dividido en impuestos federales, locales, trasladados y retenidos. Los comprobantes cancelados no se toman en cuenta para este cálculo.

Puede solicitarse para documentos emitidos o recibidos.


 


Impuestos Efectivamente Cobrados/Pagados: Este análisis se solicita por mes. Dicho análisis se realiza para todos los comprobantes emitidos en el mes y sus correspondientes comprobantes de pago (estos últimos solo los que tienen fecha de emisión del mes solicitado o con fecha en los primeros diez días del siguiente mes). Debido a que solo se suman los impuestos efectivamente pagados o cobrados, los comprobantes PUE se consideran pagados en la misma fecha de emisión del comprobante. Los comprobantes PPD se consideran pagados cuando se emita un comprobante de pago. Es el caso de los comprobantes PPD que sean pagados en parcialidades, el sistema calcula la proporción que se paga para cada tipo de impuesto, en base a la proporción que representa ese impuesto específicamente en esa factura.

Estos análisis demoran pocos minutos, por lo que es necesario solicitarlos y luego preguntar por su estado (en proceso, éxito o fracaso). Al solicitar los análisis generados aparecerá una lista con su estado, cuando este sea exitoso podrá mostrarse el resultado.


 


El listado de análisis puede filtarse por mes, Contexto (emitidos o recibidos), Disponible -si ya está terminado- (seleccionar todos, si, no) y Resultado (Exitoso, Fracasado).

Impuestos Efectivamente Cobrados/Pagados por Fecha de REP: Este análisis se solicita por mes. Igual que el análisis Impuestos Efectivamente Cobrados/Pagados, este se realiza para los comprobantes de ingreso o egreso emitidos en el mes de análisis, pero los comprobantes de pago son tomados en cuenta hasta la fecha que se señale en la solicitud del análisis. Por ejemplo, podría solicitarse el análisis del mes de enero 2021 y tomar en cuenta los comprobantes de pago emitidos hasta el dia en que es solicitado el reporte, del mismo año. Además este análisis puede solicitarse tomando en cuenta para el cálculo todos los comprobantes de pago o excluyendo los comprobantes de pago extemporáneos.

Al momento de solicitar el análisis, además del mes en que se emitieron los CFDI de ingreso (facturas), debe definirse hasta qué fecha de emisión considerar en el análisis los comprobantes de pago, el Origen (emitidos o recibidos) y si se incluirán o no los comprobantes de pago extemporáneos.

Es recomendable realizar dos análisis del mismo período, uno tomando en cuenta los comprobantes de pago extemporáneos y otro si tomarlos en cuenta. De esta forma se podrá conocer la afectación fiscal que los comprobantes de pago extemporáneos ocasionan al período analizado.


 


Análisis de Impuestos de Nómina: este análisis realiza el cálculo de los impuestos contenidos en los comprobantes de nómina: Retención de ISR por salarios, Base de remuneración, Cuota obrera del Seguro Social, Aportaciones a retiro, cesantía en edad avanzada y vejez y Subsidio Pagado, tanto para honorarios como para asimilados a salario.

 

Análisis de CFDI vs Relacionados: este análisis tiene dos opciones; Emitidos y Recibidos. Ambos análisis son idénticos en cuanto a su presentación, por ello explicaremos solamente Emitidos, considerando que esta explicación servirá igualmente para Recibidos. Importante, en este análisis se incluyen los documentos cancelados, en ese caso se diferencian de los no cancelados porque están sombreados en color rojo, y cuando se exporta el resultado a archivo csv, los cancelados tienen fecha de cancelación en la columna del mismo nombre.

Este análisis se solicita para un rango de fechas, y se puede filtrar el resultado por RFC (en este caso del receptor) y por tipo de comprobante (ingreso o egreso).

El resultado del análisis es un listado de todos los documentos con fecha de emisión dentro del intervalo indicado, que indican relación a nivel del CFDI, con otro comprobante.

En cada línea se lista un documento, indicando el tipo de relación que presenta con el documento relacionado.

Se muestran todos los datos de ambos documentos, incluida la descarga de PDF.

 

 

Análisis de CFDI vs Comprobantes de Pago: este análisis tiene dos opciones; Emitidos y Recibidos. Ambos análisis son idénticos en cuanto a su presentación, por ello explicaremos solamente Emitidos, considerando que esta explicación servirá igualmente para Recibidos. Importante, en este análisis se incluyen los documentos cancelados, en ese caso se diferencian de los no cancelados porque están sombreados en color rojo, y cuando se exporta el resultado a archivo csv, los cancelados tienen fecha de cancelación en la columna del mismo nombre.

Este análisis se solicita por rango de fechas, se puede filtrar el resultado por RFC de emisor o receptor según se trate de la opción de emitidos o recibidos, por Estado de Pago (pagado, no pagado y sobre pagado) y por Método de Pago: Solo PPD, Solo PUE, Solo PUE sin Pagos y Solo PUE con Pagos.

El rango de fechas de la solicitud se refiere a la fecha de emisión de la factura, no así de los comprobantes de pago, que son tomados en cuenta sin importar su fecha de emisión.

La columna Pendiente se calcula restando al monto de la factura todos los pagos que aparecen en comprobantes de pago para esa factura. Si la moneda de la factura y del comprobante de pago coinciden, entonces el cálculo se realiza en esa misma moneda, de lo contrario, se convierte a moneda nacional antes de realizar el cálculo. El valor que aparece en la columna Pendiente, está expresado en moneda nacional.


 Ejemplos de línea en el reporte (solo se muestran algunas columnas).


Factura con un pago parcial


 


Factura pagada

 


Factura sobrepagada

 


Factura pagada que tiene un comprobante de pago cancelado

 


Código de colores en la columna Pendiente:

Color verde: significa Pagado, el valor que aparece en la celda es 0.00

Color salmón: significa No Pagado, que tiene saldo pendiente el cual está expresado en moneda nacional. Normalmente este valor es positivo, aunque en hay ocasiones en que hay algún pago parcial aplicado con un tipo de cambio diferente al de la factura, que provoca que Pendiente tome valor negativo. Eso no significa un sobre pago, para esos casos debe considerarse el adeudo en la moneda con que está expresada la factura.

Color rojo: significa Sobre Pagado. El valor que se muestra en la celda es negativo y está expresado en moneda nacional. Corresponde a la cantidad pagada por encima del valor de la factura.

 Notas: las facturas con método de pago PUE se consideran pagadas por su naturaleza. Las facturas con método de pago PPD requieren un comprobante de pago para considerarse pagadas. Cuando el monto pagado es igual al total de la factura, esta se considera Pagada. Si la factura tiene pagos parciales pero no llegan a cubrir el total de la misma, se considera No Pagada.

Las facturas Sobre pagadas son aquellas que tienen comprobantes de pago cuya suma supera el total de la factura.

Las facturas con método de pago PUE no llevan comprobante de pago, sin embargo al ser un error tan común, de ha definido como un filtro más en este reporte: Solo PUE sin Pagos y Solo PUE con Pagos.

Cuando se cancela un comprobante, automáticamente XDATA actualiza las relaciones que se muestran en este análisis.

 

Análisis de inconsistencias: este apartado agrupa los reportes: Documentos relacionados NO encontrados en comprobantes de pago, Asociaciones NO permitidas en comprobantes de pago, Documentos relacionados cancelados en comprobantes de pago, Análisis de extemporaneidad en comprobantes de pago y Método de pago vs Forma de pago. A continuación, se explican cada uno de estos reportes.

 

Documentos relacionados NO encontrados en comprobantes de pago: este reporte lista todos los comprobantes de pago que indican relación con un documento que no existe en XDATA. Es decir, hay un pago relacionado a una factura que no aparece. Puede deberse a un error en la captura del folio fiscal o a que se trata de un documento que no se importó a XDATA.

En el listado se muestran los datos del comprobante de pago y el folio fiscal del documento faltante.

El reporte está disponible para documentos emitidos o recibidos (seleccionable mediante un botón en el mismo reporte) y puede filtrarse por RFC emisor o receptor, según sea el caso.


 

 

Asociaciones NO permitidas en comprobantes de pago: este reporte se solicita por rango de fechas y se selecciona para documentos emitidos o recibidos. Muestra el listado de comprobantes de pago que se relacionan con facturas con método de pago PUE. Las facturas con método de pago PPD son las que llevan comprobante de pago, las PUE no.

El reporte muestra por cada línea los datos del comprobante de pago y de la factura PUE.


 


Documentos relacionados cancelados en comprobantes de pago: este reporte lista los comprobantes de pago que indican el pago de una factura que se encuentra cancelada. Se solicita por rango de fecha y para documentos emitidos o recibidos. Puede filtrarse por RFC del receptor o del emisor, según sea el caso.

Cada línea del reporte muestra los datos del comprobante de pago y del documento relacionado que está cancelado.


 

 

Análisis de extemporaneidad en comprobantes de pago: este análisis se solicita por mes y para documentos emitidos o recibidos. Puede filtrarse por RFC del receptor o del emisor, según sea el caso.

Los comprobantes de pago deben emitirse durante el mes en que se realizó el pago o en los primeros 10 días del siguiente mes. Si no se emite el comprobante en ese período, no cumple con los requerimientos del SAT para su emisión.

Este reporte lista los comprobantes de pago que fueron emitidos de manera extemporánea e indica la cantidad de facturas con las que se relaciona.


 


Método de pago vs Forma de pago: este reporte se solicita por intervalo de pago, tipo de comprobante ingreso o egreso y por origen: emitidos o recibidos. También puede filtrarse por RFC del receptor o del emisor, según sea el caso.

Método de pago y Forma de Pago son datos del CFDI que están relacionados. Método de pago PUE debe indicar la forma de pago que se utilizó, nunca debe indicar que se desconoce la forma de pago.

Por el contrario, el método de pago PPD no debe indicar forma de pago alguna, ya que al momento de emitirse ese CFDI aún no ha sido pagado.

Este reporte lista las facturas con método de pago PPD que indican una forma de pago en específico, en lugar de indicar código 99, por definir. También el reporte incluye las facturas con método de pago PUE cuya forma de pago es 99- por definir.


 


Análisis de coincidencias en listas negras: este apartado contiene dos opciones, Artículo 69 y Artículo 69B.

Artículo 69, este reporte muestra las coincidencias de los RFC de emisor o receptor, según sea el caso, en las listas publicadas por el SAT de empresas incluidas en el artículo 69 del CFF.

El reporte puede mostrar todas las coincidencias o filtrar mediante estos criterios: RFC, Razón social (busca una cadena de caracteres en cualquier posición dentro de la razón social), Origen del comprobante (Emitidos, Recibidos, Retenciones y el RFC de la empresa cliente de XDATA), seleccionar si la alerta ya fue leída o no y el estatus de la publicación en la lista del SAT; si está vigente o ya fue eliminado.

Al final de cada línea del listado aparece un icono que permite ver el detalle de la publicación del SAT en una ventana emergente. En la información de detalle hay un icono que permite ver el número de operaciones que se hizo con esa empresa en cada año. En la pantalla que muestra las operaciones por año hay un icono junto al número de documentos que al presionarlo, nos muestra específicamente los documentos relacionados.

Artículo 69B, el reporte como tal es idéntico al del Artículo 69, sin embargo están divididos en dos opciones por separado debido a la diferencia que existe entre ambos artículos en cuanto a la gravedad de la situación con el SAT.


 


Cronología de operaciones realizadas con una empresa de la lista 69B

 


Análisis financiero: contiene la opción de Flujo de efectivo, este se solicita por mes y debe indicarse el total de efectivo en moneda nacional que tenía la empresa al comenzar el mes solicitado.

Construye los movimientos de efectivo que debió tener la empresa en el período del mes seleccionado.

Todos los movimientos son agrupados en una sola secuencia, como si se tratase de una sola cuenta bancaria. Es decir, aunque los movimientos del período estén repartidos entre varias cuentas, este flujo lo unifica como si se tratase de una única cuenta empresarial.

Nota: Los movimientos son expresados en moneda nacional, tomando en consideración el tipo de cambio señalado en los documentos.


 


Ingresos a la cuenta:

Para los CFDI de ingresos emitidos con método de pago PUE, consideramos la fecha de emisión del comprobante como la fecha de ingreso del total del mismo.

Los CFDI de ingresos emitidos con método PPD no los consideramos para esta secuencia.

De los comprobantes de pago, extraemos los pagos realizados en el período en cuestión; esto independientemente de la fecha del CFDI de ingreso al que está asociado.

Los comprobantes de egresos emitidos, no los consideramos en esta secuencia; ya que, como tal, no generan movimiento de efectivo.

Egresos de la cuenta:

Son restados los CFDI de ingresos con método PUE y los comprobantes de pago recibidos. En cuanto a comprobantes de egresos, estos generan el efecto contrario; adicionando su monto al cálculo acumulativo.


Usuarios: contiene la opción de Administración de Usuarios. Si el usuario que está conectado tiene permisos de administración de usuarios, entonces mostrará la lista de usuarios de esa cuenta en XDATA, listando los datos del usuario y permitiendo su edición. Además de los datos del usuario, hay dos permisos que se pueden asignar: Administrados y Usuario de Nómina


Configuración: en este apartado del menú se encuentran dos opciones:

Contrato de Servicios: se trata del contrato de Servicios que firman por una parte Mysuite Services SA de CV como proveedor de los servicios de facturación electrónica y otros servicios relacionados y por la otra parte, el cliente. Este contrato debe estar firmado para que el cliente pueda comenzar a recibir el servicio.

La firma del contrato se realiza empleando la FIEL de cada una de las partes.

En cualquier momento el usuario puede ver el contrato, obtener el PDF y el XML del contrato.

En el archivo PDF se incluye un código QR que contiene codificado el link donde consultar en línea el mismo contrato en la url de Mysuite Services.

La otra opción dentro de este apartado es Descarga Masiva Automática, que es la solicitud que realiza el usuario a Mysuite para que este último conserve la FIEL del usuario para emplearla exclusivamente en las descargas masivas del SAT de comprobantes de la empresa cliente. Al igual que el contrato de servicios, esta solicitud se firma empleando la FIEL.

Mediante el servicio de descargas masivas automáticas, Mysuite solicita el SAT la descarga de todos los comprobantes de la empresa cliente, es decir CFDI emitidos, CFDI recibidos, Retenciones emitidas y Retenciones recibidas.

Consideraciones importantes en las descargas automáticas.

Un CFDI con fecha de emisión de hasta 72 horas atrás puede ser timbrado por un PAC, por este motivo Mysuite realiza una doble solicitud de descarga por cada día: la primera vez se solicitan los CFDI del día anterior, luego se esperan 72 horas y se vuelve a solicitar la descarga de mismo día.

Con esto queda sincronizada la información de Mysuite con el SAT, siempre y cuando se trate de CFDI timbrados según las reglas del SAT, es decir, que no sean entregas extemporáneas de un PAC.


Generalidades sobre los reportes de XDATA

En cada línea se muestran metadatos y otros datos en especial. Los datos por los que se puede ordenar el reporte aparecen en color azul y por el que esté ordenado en ese momento estará en azul y negritas. Todos los reportes son exportables a csv y es posible seleccionar el número de líneas por página.

Las acciones que se pueden realizar por documento aparecen marcadas con un ícono de colores, como es el caso de obtener PDF, descargar XML, etc.

Puede seleccionarse la cantidad de líneas por página. La navegación por páginas puede ser secuencial o ir directamente a una página si se captura el número de la misma.


 

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